FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF
- Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązkowe e-fakturowanie zostanie wprowadzone etapami: 1 lutego 2026 (duzi podatnicy), 1 kwietnia 2026 (reszta firm VAT), 1 stycznia 2027 (mikrofirmy cyfrowo wykluczone). - Czy KSeF zastępuje inne raporty jak JPK?
Zastępuje JPK_FA, ale nie całość JPK_VAT – ewidencje VAT będą nadal wymagane. - Co jeśli system KSeF nie działa?
Można wystawić fakturę offline, a następnie przesłać ją do systemu po przywróceniu dostępności. Obowiązują specjalne procedury awaryjne. - Czy faktury wystawiane przez KSeF trzeba dodatkowo przechowywać?
Nie. KSeF zapewnia archiwizację faktur przez 10 lat. - Jak wygląda uwierzytelnianie w systemie KSeF?
Uwierzytelnienie odbywa się przez podpis kwalifikowany, ePUAP lub token wygenerowany w systemie KSeF. - Czy faktury wysyłane do klientów mogą być wysyłane poza KSeF?
Tak – KSeF nie zapewnia dystrybucji faktur do odbiorców typu: faktura wew., czy faktura proforma. Trzeba to robić osobno (e-mail, portal B2B, itp.). - Czy mogę korzystać z aplikacji pośredniczącej zamiast bezpośredniego korzystania z platformy KSeF?
Tak. Takie aplikacje jak KSeFSync automatyzują cały proces i zapewniają legalą integrację KSeF z Twoim systemem ERP. - Czy mogę nadać uprawnienia do wystawiania faktur np. biuru rachunkowemu?
Tak – możesz wskazać upoważniony podmiot (np. biuro rachunkowe), a jego pracownicy będą wystawiać faktury w Twoim imieniu - Czy można powołać konkretną osobę do wysyłania faktur?
Tak – możesz wskazać konkretnego pracownika (niekoniecznie z Twojej firmy) jako uprawnionego do fakturowania. - Co się dzieje, gdy faktura jest odrzucona przez KSeF?
System jej nie zapisuje i nie nadaje numeru – musisz poprawić błędy strukturalne XML i wysłać ponownie. - Czy KSeF sprawdza poprawność rachunkową faktury?
Nie – weryfikuje jedynie strukturę pliku. Błędy bilansu należy nanieść poprzez korektę faktury. - Czy mogę wystawić fakturę korygującą?
Tak – korekty są wystawiane tak jak zwykłe faktury, z powołaniem się na numer pierwotnej faktury w KSeF. - Czy można dołączyć załączniki do faktury?
Nie – KSeF nie obsługuje plików dołączanych do faktur. Można za to:- umieścić link do dokumentów w polu “DodatkoweInfo”,
- przesłać załączniki osobno (mailem, repozytorium),
- korzystać z zewnętrznych systemów (EDI, portale, narzędzia typu KSeF Connector).
- Czy data przesłania do KSeF jest datą wystawienia?
Tak – dokonanie przesłania z nadanym UPO powoduje formalne uznanie faktury jako wystawionej. - Jak długo przechowywane są faktury?
Zawsze 10 lat, liczonych od końca roku wystawienia. - Czy rejestracja konta wymaga osoby fizycznej czy może być firmowe?
Można założyć konto zarówno na osobę fizyczną, jak i na podmiot. W przypadku firm – uwierzytelnienie certyfikatem lub poprzez zgłoszenie ZAW-FA - Czy klient/konto w biurze rachunkowym mają dostęp do faktur?
Tak – podatnik może nadać uprawnienia takim podmiotom, w tym dostęp do pobierania faktur.
